Los costos y gastos departamentales: estimando la posible utilidad departamental
Para producir algo hay que destruir los insumos. Para producir un plato de alimentos hay que macerar las materias primas, cortarlas, quemar gas de una cocina (o electricidad), desgastar los equipos como batidoras, ollas, etc.… perder horas hombres de trabajo que se pudieron utilizar en otra actividad. Entonces, el valor de los factores de la producción que se destruyen o que cambian para producir algo es el costo de producir ese algo. Y no estamos hablando aquí sólo de destrucción física de bienes, sino que al usarse un insumo con una finalidad se deja de usar en otra finalidad.
Mientras las materias primas que se compran permanecen en el almacén del hotel sin ser usadas se ha hecho un gasto contable, pero no ha surgido aún un costo. Surge el costo cuando esas materias primas se sacan del almacén y se incorporan para hacer otro bien y servicio (un plato alimenticio). Para que exista un coste los insumos o factores de la producción deben ser destruidos para hacer otros bienes y servicios, mientras esto no suceda sólo ha existido un gasto contable.
Los costos pueden permanecer constantes a corto plazo, aunque se produzca mucho o poco. Estos costos se les califica como COSTOS FIJOS. Otros costos, en cambio, pueden ser ajustados rápidamente al volumen de producción aumentando cuando a corto plazo se desea producir más o disminuyendo cuando se desea producir menos. Son los llamados COSTOS VARIABLES.
Es conveniente hacer algunas precisiones sobre la clasificación de costos en fijos y variable. Un ejemplo puede ser la depreciación; ella se puede deber al desgaste según las horas que trabaje un equipo, al envejecimiento biológico, a la inclemencia del tiempo, al envejecimiento técnico (obsolescencia),al surgir en el mercado nuevos modelos de equipos, nuevos sistemas constructivos; al envejecimiento sociológico (obsolescencia), al cambiar las modas, lo cual anticuan ciertas formas de capital, como el cambio en los estilos de la decoración de interiores; al surgir economías externas, cuando, por ejemplo, un campo de golf se riega con unos pozos, pero surge entonces una aducción por tuberías, lo cual pudiera abaratar el proceso de riesgo. Los pozos experimentan una depreciación a causa de la economía externa engendrada por el sistema de aducción por tuberías.
El problema que se plantea ahora es preguntarse : ¿ es la depreciación un costo fijo o un costo variable? . No hay duda que es un costo variable debido al desgaste físico por un uso intenso de una maquinaria y las horas de trabajo de esas máquinas; si se disminuye el volumen de producción, disminuye las horas de trabajo de las máquinas y disminuye la depreciación. Pero como la obsolescencia de los equipos es un costo fijo , ya que los equipos se anticuan bien sea que trabajen o no trabajen. En resumen: la depreciación es casi siempre un costo fijo, salvo en el caso poco frecuente que un equipo se someta a un fuerzo inusitado que haya que desecharla por vieja, sólo en ese caso la depreciación se considera como un costo variable.
La depreciación de un equipo puede ser igual cada año. si el valor del equipo es de 1.000.000 , se deprecia en forma lineal en 100,000 al año durante 10 años (10% de depreciación). Pero puede existir un método de depreciación acelerada donde las cuotas de depreciación son elevadas al comienzo y van bajando en cada año, dejando un valor residual al final. Este método es ventajoso a efectos fiscales para las empresas que tienen un período infantil o de dificultad durante sus primeros 5 años. La deprecación por cuotas decrecientes, surge porque se aplica el 10% al valor del equipo a principio de cada año, para que al final del año quede un valor residual. O sea: 1.000.000 al principio del año uno, se aplica el 10% que es igual a 100.000 y al restar del millón quedarían 900.000 a los cuales se vuelve a calcular el 10% o sea 90.000, quedando entonces 810.000 como valor por depreciar, etc. Si en un país existe una elevada inflación, el sistema de depreciación acelerada es conveniente, si la legislación lo permite.
Los intereses del capital fijo a primera vista aparecen como costos fijos porque a corto plazo no se pueden variar en función del volumen de la producción. Pero los intereses del capital circulante, parte de ellos son fijos y parte variables, pues existen parte de los intereses que provienen de factores de la producción fijos como la mano de obra fija, y otros variable los que provienen de factores de la producción variables como la materia prima. En cuanto a los impuestos, el impuesto al valor agregado (IVA) sobre el precio de compra es un costo variable, pero el impuesto sobre la renta es un impuesto fijo
Los costos de la actividad hotelera
Los costos se pueden clasificar en costos relacionados con los insumos intermedios, como energía, agua, materias primas, materiales para mantenimiento, promoción y publicidad, comunicación, servicios personales, seguros, costo financiero; y los costos relacionados con el valor agregado, como el costo del personal empleado.
Los costos hoteleros también se pueden analizar según cada departamento. En efecto, en el Departamento de habitaciones sonde por lo general la utilidad departamental es del 85%. Entonces los costos pueden ser del 15% en total, repartidos de este modo: nómina, 8%, otros gastos (suministros en la habitación, insumos para el aseo, lavandería, decoración, lencería y otros) el 7%. Ahora bien, en el Departamento de Alimentos y Bebidas, donde es probable que la utilidad operativa sea del 35%, entonces los costos se elevan al 65% , con una fuerte incidencia del costo de venta (costo de hacer los alimentos y bebidas) con un 34% y del costo de la nómina con un 23% , dejando un 8% para otros gastos como suministros, combustible en la cocina, decoración, uniformes, lavandería, alquileres varios, fletes. En cuanto a los departamentos menores, el de telecomunicaciones rinde una utilidad departamental del 20% y por lo tanto sus costos son del 80% , con una incidencia del costo de venta para proporcionar el servicio del 75% y un 5% para la nómina. El departamento de lavandería produce una utilidad departamental del 50% y unos costos de venta del 50%. Los servicios de recreación (piscina, cancha de tenis) la utilidad departamental es del 68% y sus costos del 32% con una alta incidencia en la nómina del 24% y los otros costos del 8%. El servicio de estacionamiento de autos produce una utilidad del 30% y sus costos son del 70% con una incidencia alta de la nómina con un 60% y el 10% restante suministros y uniformes.
Ahora bien si el total de costos departamentales en un hotel es de 32%, entonces la utilidad departamental será del 68%, pero aún faltaría por restar los gastos no distribuidos referidos a los gastos de administración, los gastos para tener un sistema digitalizado y los gastos relativos a la actividad de recursos humanos, de mercadeo y de mantenimiento, así como los gastos de agua, luz y energía. Todos estos cargos no distribuidos pueden corresponder entre el 20% al 25% de los ingresos totales por ventas. Entonces esto dejaría al hotel con una utilidad antes de los cargos fijos del 43% ; luego al restar estos cargos fijos con un 8% (impuestos ,gastos financieros, depreciaciones, seguros ) quedaría una utilidad antes del impuesto sobre la renta del 35% y si se aplica al final la erogación por estos impuestos debería quedar un 27% de utilidad operativa neta.
Costos fijos y variables en la hotelería
Es posible que los costos fijos sean iguales al 60% del total y los costos variables el 40% del total. Otros analistas han encontrado en sus investigaciones locales que la distribución es 53% y 47% (Scheel, 2.000 : 268).
Del total de costos en el departamentos de habitaciones, una parte muy elevada son costos fijos, sólo los costos de suministros en la habitación y los costos para lavandería y limpiarla serían variables. En el departamento de alimentos y bebidas y lavandería si existe una buena proporción de costos variables, pues en la medida en que se venden más habitaciones seguramente se venderán más comidas y bebidas así como lavandería, con sus costos variables involucrados; no así en los otros departamentos como Administración, sistemas, recursos humanos, mercadeo, mantenimiento, telecomunicación, recreación y estacionamiento de autos, todos son elevados costos fijos por la incidencia de la nómina, prestaciones sociales, comidas a empleados, honorarios profesionales, seguros , alquileres varios, seguridad y vigilancia, suministros de impresos, desarrollo de programas digitalizados, alquileres varios y mantenimiento, gastos de telefonía y fax, correo, gastos de viajes y viáticos y contratos. En cuanto a la luz, energía y agua, debe haber un consumo básico fijo y una parte variable relacionada con el incremento de las ventas.
Si se realizara un análisis de los costos fijos es probable que el 52% sean costos de nómina y el 48% restante sean otros costos fijos. A su vez, de los costos fijos totales el 22% corresponden por lo general a la administración general, el 20% al departamentos de alimentos y bebidas , el 14% al departamento de habitaciones y el 15% a los departamentos de mantenimiento y mercadeo, y un 4% a luz, agua y energía, quedando un 25% a los otros departamentos, o sea : telecomunicaciones, recreación, estacionamiento ,sistemas, recursos humanos y otros cargos fijos varios.
Los modelos de costos por departamentos
En cada departamento hotelero es posible definir una estructura de costos fijos y variables. Por ejemplo, en una investigación realizada por Adolfo Scheel de la Universidad Externado de Colombia, encontró al analizar la hotelería de 200 habitaciones lo siguiente:
Departamento de habitaciones :
Costo total mensual = US$ 4 por la cantidad de habitaciones ocupadas + US$ 37.885
Departamento de Alimentos y bebidas:
Costo total mensual = 0,4172 por las ventas al mes de ese departamento + US$ 55.283
Telecomunicaciones
Costo total mensual = 0,75 por las ventas al mes de ese departamento + US$ 2.266
Lavandería
Costo variable de lavandería = 0,50 por las ventas mensuales en lavandería
Recreación
Gasto fijo mensual = US$ 725
Estacionamiento
Gasto fijo mensual = US$ 1.792
Administración
Gastos mensuales en administración = 0,0 238 por ventas totales mes + US$ 61.350
Sistemas
Gastos fijos mensuales en sistema = US$ 3.030
Mercadeo
Gastos fijos mensuales en mercadeo = US$ 22.529
Mantenimiento
Gastos fijos mensuales en mantenimiento = US$ 21,323
Agua-luz-energía
Gasto mensual = US$ 3 por cantidad de habitación ocupada + US$ 11.499
Costos y gastos totales mensuales antes de impuestos
Costos y gastos mes = 0,2502 x ventas totales + US$ 278.038
(El punto de equilibrio o relación costo-volumen-utilidad, en otra página)
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