Por
Gabriela Turiano
Error n°1 - No organizar las tareas ni saber cómo optimizar tu tiempo
El error más básico es vivir en medio de reuniones, papeles, llamados telefónicos. No saber exactamente qué se hace cada día ni para qué. Ser reactivo, ser un arquero que ataja penales, ser un bombero que apaga incendios. De esas tareas hay muchas. La clave es qué haces cuando superas el incendio, atajas los penales y termina el partido. Si vuelves a foja cero y al día siguiente te comportas de la misma manera, vivirás tu vida con esta realidad. Si en cambio te paras a pensar qué podrás hacer distinto ahora para que la próxima vez que suceda algo como esto no te tome desprevenido, o bien te paras a pensar qué ha sucedido en el pasado para que hoy estés resolviendo de esta forma y cómo lo modificas para la próxima vez, estarás ejerciendo un pensamiento más estratégico y proactivo.
¿Cómo resolverlo?
La clave es “parar” y “pensar”. Armar una planificación estratégica no lleva 2 horas. Pero tampoco la harás nunca si no empiezas por dedicarle esas 2 horas. Comienza organizando tus tareas de modo que puedas mejorar en el día a día, pero aún si hoy no tienes grandes resultados, de todas formas hazte un tiempo para parar y pensar. Puede ser un almuerzo extendido, puedes encerrarte en tu oficina y pedir que no te interrumpan o si puedes aléjate de la oficina. Al menos tómate 2 horas a la semana para parar y pensar. Haz una lista de las cosas que están sucediendo y que podrían haberse prevenido. Haz una lista de qué personas podrían ayudarte con una u otra situación. Empieza haciendo listas. A la semana siguiente trata de formar conclusiones, hacer algún breve análisis de causa raíz. Luego, podrás avanzar en tomar más acciones en cada situación. Pero por nada del mundo relegues este tiempo para pensar. Puedes hacer una excepción y pasar este “momento de reflexión” para la jornada siguiente porque algo terrible surgió. Pero si lo haces sistemáticamente, volverás al punto inicial y nunca encontrarás el tiempo para hacer una planificación estratégica y cambiar la situación actual.
Error n° 2 – Centralizar todas las decisiones, hasta las más simples y operativas
Para algunos gerentes o líderes es algo muy habitual al comienzo de su gestión, o en determinadas circunstancias críticas donde sienten que, si no lo hacen de esta manera, malos resultados o situaciones conflictivas van a suceder. No puedes asegurar que con tus decisiones tengas mejores resultados, ¿o sí? Pero si algo puedes asegurar, es que estás logrando que tus colaboradores sean altamente dependientes y no estás fomentando en ellos la autonomía. Tal vez crees que con esto le evitas la caída. Tal vez sientes que con esto los ayudas a no cometer errores. Lo que debes hacer es enseñarles a aprender de sus errores, a medir el impacto de sus decisiones. Puedes compartir tus técnicas o tu proceso de análisis para luego tomar la decisión. Pero no es sano para ninguna organización que la toma de decisiones esté muy centralizada.
¿Cómo resolverlo?
Empieza de a poco. Haz una lista de las decisiones que tienes que tomar. Priorízalas. Toma el 10% de las decisiones menos prioritarias y delégalas: descentralízalas. Sin excusas. Por algo son las menos prioritarias. Empieza confiando y luego ve ajustando lo que necesites. Entrena y capacita a tus colaboradores. Dales tiempo de tu semana. ¿Tienes una agenda muy apretada? Uno por vez. Elige en quienes invertir tu tiempo, pero te aseguro que no es un gasto sino una inversión porque el día de mañana ellos estarán en mejores condiciones para tomar decisiones y hacer lo mismo con sus propios equipos y tú tendrás más tiempo para dedicarte a pensar y menos necesidad de “hacer” y resolver constantemente.
Error n° 3 - Resolver todos los conflictos y no dar lugar a que otros aprendan de enfrentarse a los problemas
Al igual que el error n°2, resolver todo o tomar todas las decisiones no le da espacio a nadie más para crecer y para aprender. Las personas a veces necesitamos llegar un nivel de conflicto o de problema para encontrar las soluciones creativas que no buscaríamos si estuviésemos en situaciones de calma habitual.
¿Cómo resolverlo?
Dales espacio. Comparte tus experiencias, tu forma de resolver los problemas, pero déjales a tus colaboradores tomar decisiones, enfrentarse a los problemas, lidiar con ellos, aprender de la cotidianeidad de la presión y aprender de la interacción con otros actores que pueden estar sintiendo cosas diferentes, y que pueden perseguir objetivos diferentes. Déjalos que se equivoquen. Los mejores aprendizajes surgen del darse cuenta que una decisión propia no fue la correcta.
Error n° 4 - No armar una estructura de delegamiento acorde a las responsabilidades del puesto
¿Tienes un puesto muy importante con muchas responsabilidades y no tienes en quien delegar algunas tareas? Esto es algo que debes resolver cuanto antes, si no quieres que tu propia posición y tus logros anteriores se desvanezcan por una mala gestión actual. ¿No tienes en quien confiar? No tienes por qué hacer las cosas solo. En la era de las organizaciones, los equipos de trabajo obtienen mejores resultados que los individuos excepcionales. Esto se llama sinergia. El resultado de las partes (lo que aporta cada individuo) se multiplica por la interacción entre éstos y es capaz de obtener resultados mucho más sorprendentes. Así que la teoría de que tienes que ser un jefe excepcional, sólo aplica si tienes contigo a un equipo excepcional.
¿Cómo resolverlo?
¿No tienes un equipo? Fórmalo. Elige a cada individuo por su aporte individual y por lo que podrá hacer sumado al equipo. No elijas colaboradores excepcionales que no tienen buenas características de grupo porque terminarán aislados por ellos mismos o por los demás. O si crees que son piezas fundamentales, ayúdales a encajar en el grupo. Necesitas una estructura, un equipo para poder delegar tareas, iniciativas y hacer que tu área u organización crezca. Practica delegar tanto en individuos como en equipos. De esta forma también detectarás nuevos y potenciales futuros líderes.
Error n° 5 - Dejar la mejora continua para “un mejor escenario” y no implementar de inmediato
Bueno, esto resulta hasta natural y previsible con los cuatro puntos anteriores taladrándote el cerebro cada día. Difícilmente puedas ponerte a pensar en el futuro, en cómo mejorar la calidad del equipo, del área o hasta cómo introducir innovaciones, si lo más básico no está resuelto. Pero el problema es que en el mundo de hoy, si no estamos constantemente pensando cómo mejorar, cómo hacer las cosas más rápido, más eficientemente, con menor costo o con mayor valor, estás lentamente destrozando tu negocio, tu área o a tu equipo. Las personas vivimos bombardeadas constantemente de nueva tecnología, nuevas publicidades, nuevas formas de hacer las cosas. Es nuestro entorno mundial hoy, y eso nos hace sentir que vivimos en el vertiginoso mundo lleno de innovaciones y en constante movimiento. Si no sentimos lo mismo como clientes, como colaboradores de un equipo o como miembros de una organización, ¿cómo nos sentimos? Habitualmente: estancados. La búsqueda de innovaciones y de mejoras de calidad es uno de los pilares que mantienen “en movimiento” esa sensación personal de cada uno de “pertenezco” a un gran equipo que está a la vanguardia todo el tiempo.
¿Cómo resolverlo?
La herramienta a aplicar es la misma “darse tiempo” y “delegar”. Puedes separar las tareas que tienes que cumplir regularmente entre “operativas” y “estratégicas”. Equilibra ambos grupos de tareas en tu planificación semanal. Pon un líder a la cabeza de ciertas iniciativas de calidad y dale autonomía para investigar, innovar y llevar adelante estas iniciativas. Que sea una persona con capacidad de liderazgo pero también alguien que se preocupe por la mejora continua de los procesos. Que dependa de ti sólo para apoyo político y para abrir determinadas puertas complejas en la organización, pero dale espacio para crear y aplicar. Implementa rápidamente innovaciones o mejoras y muéstralo al resto del equipo y de la organización. Que otros vean y se contagien y quieran colaborar también en estas iniciativas.
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